۵ قابلیت کمتر شناخته شده تلفن‌های نرم‌افزاری

۵ قابلیت کمتر شناخته شده تلفن‌های نرم‌افزاری

تلفن‌های نرم‌افزاری با پروتکل صدا روی آی پی (VoIP) قابلیت‌هایی فراتر از برقراری تماس دارند. قابلیت‌هایی مثل ارسال پیام گروهی، به اشتراک گذاری فایل و تقویم باعث شده که این اپلیکیشن‌ها کارایی زیادی پیدا کرده و بتوانند در بحران کرونا خلاهای ارتباطی را پر کنند.
مانطور که از نام تلفن نرم‌افزاری (Softphone) پیداست، این ابزار یک اپلیکشین نرم‌افزاری است که کار تلفن را روی کامپیوتر یا هر دستگاه رایانشی دیگری انجام می‌دهد. امروزه چنین اپلیکیشن‌هایی برای بیشتر مشاغل کوچک تا متوسط جز استانداردهای سرویس صدا روی آی پی (VoIP) شده اند. از نظر ظاهری این اپلیکیشن‌ها برای انجام کارهای گوشی رومیزی طراحی شده اند و یک صفحه شماره گیر با امکانات گوشی‌های معمولی از جمله قطع صدا، نگه داشتن تماس (Hold) و یا انتقال تماس دارند. این ویژگی‌ها باعث شده که کاربران بتوانند بدون آموزش خاصی به راحتی از آنها استفاده کنند. اما از آنجایی که این تلفن‌ها هم یک نوع نرم‌افزار هستند، معمولاً قابلیت‌ها و امکانات زیادی در آنها وجود دارد که کاربران به ندرت از آن استفاده می‌کنند. در حال حاضر که بسیاری از ما از خانه کار خودمان را دنبال می‌کنیم، قابلیت برقراری تماس با این نرم‌افزارها بسیار مفید است. اما این نرم‌افزارها قابلیت‌ها و امکانات خاص و پیچیده تری دارند که می‌تواند در این زمان خاص برای کسب و کارها بسیار مفید باشد.
این امکانات بیشتر به تماس صوتی مربوط می‌شوند. مثلاً بیشتر شرکت‌ها قابلیت‌هایی مثل ویدیو کنفرانس، مدیریت صندوق پستی صوتی تصویری، چت و SMS را در محصولات خود تعبیه می‌کنند اما معمولاً بخش IT هنگام پیاده سازی این سیستم کمتر در رابطه با این قابلیت‌ها با کاربران صحبت می‌کند چون هدف آنها بیشتر جایگزین کردن سیستم تلفن فعلی با ابزاری است که هزینه کمتری در پی داشته باشد. بعلاوه، سیستم‌های VoIP می‌توانند تاثیر چشمگیری بر مدیریت شبکه‌های محلی داشته باشند و گاهی اوقات بخش IT تمایل دارد قابلیت‌ها و امکانات جدید را با سرعت کمتری در اختیار کاربران قرار دهد تا ترافیک آن منجر به ایجاد اختلال در سایر اپلیکیشن‌ها نشود.
اما این روزها که بیشتر ما در منزل هستیم، این دغدغه‌های مربوط به شبکه برای ما مطرح نیستند و حالا می‌توان به امکانات پیشرفته تر تلفن‌های نرم‌افزاری دسترسی پیدا کرد چون معمولاً در شبکه‌های خانگی نسبت به شبکه‌های بیزنسی نگرانی کمتری برای مصرف ترافیک و مدیریت آن وجود دارد. بعلاوه، خیلی از این امکانات می‌توانند به پر کردن خلا ارتباطات تصویری در شرایط فعلی کمک کنند بخصوص قابلیت‌هایی مثل اجرای ویدیو کنفرانس، به اشتراک گذاری فایل، مدیریت پروژه و حتی ارتباطات تیمی.

۱٫ تماس‌های ویدیویی

معمولاً قابلیت برقراری تماس‌های صوتی ویژگی مهمی است که شرکت‌های کوچک تا متوسط را به سمت راهکارهای VoIP جذب می‌کند بخصوص حالا که بسیاری از کارمندان به خاطر شیوع ویروس کرونا از منزل کار می‌کنند. امکان برقراری تماس سریع با هر شماره ای برای تعاملات کاری بسیار مفید است اما تماس تصویری به پر کردن خلا عدم امکان برقراری تماس‌های اجتماعی با مشتریان و شرکا و همچنین بین کارمندان کمک می‌کند.
برای مثال RingCentral Office را در نظر بگیرید که تا این اواخر سیستم ویدیو کنفرانس محبوب Zoom در تلفن نرم‌افزاری آن تعبیه شده بود. این کمپانی اخیراً یک کلاینت ویدیویی جدید عرضه کرده اما به همان روش قبل نصب می‌شود. یعنی کاربران می‌توانند با استفاده از RingCentral میتینگ ویدیویی HD اجرا کرده و یا از طریق کامپیوتر، اپلیکیشن موبایلی یا با شماره‌های محلی و جهانی در این جلسات شرکت کنند. همچنین شرکت‌ها می‌توانند به صورت لحظه ای و بلادرنگ با امکاناتی مثل قابلیت وایت بورد و به اشتراک گذاشتن صفحه با هم ارتباط برقرار کنند.
مجموعه امکانات ارائه شده توسط راهکارهای تلفن نرم‌افزاری VoIP به اندازه راهکارهای پیام رسانی تیمی مثل Microsoft Teams, یا سیستم‌های ویدیوکنفرانس مستقل مثل Cisco Webex گسترده و جامع نیست اما قطعاً خیلی از کسب و کارها از امکان برقراری تماس ویدیویی سریع یا به اشتراک گذاشتن سریع صفحه حین کار از طریق تلفن نرم‌افزاری و بدون نیاز به پیاده سازی یک راهکار جدید استقبال می‌کنند.

۲٫ ارسال و دریافت فکس

خیلی از کاربران بیزنسی به قابلیت ارسال و دریافت فکس توجه خاصی ندارند تا اینکه بالاخره نیاز به امضای اسناد و ارسال آنها پیدا می‌کنند؛ می‌توان گفت که ارسال فکس هنوز هم برای بسیاری از کارها بخصوص در حوزه مراقبت‌های بهداشتی، حقوق، بیمه، مشاوره املاک و غیره هنوز هم یک ضرورت مهم محسوب می‌شود. امکان دریافت سریع فکس از طریق گوشی یا کامپیوتر جذابیت بهتری نسبت به کار با سیستم‌های فکس قدیمی دارد، بخصوص در شرایط فعلی که نمی توان برای همه کارمندانی که در منزل کار می‌کنند یک سیستم فکس تهیه کرد. قطعاً این روش بهتر از خرید، تست و نصب یک سرویس فکس الکترونیک مجزا است.
راهکارهایی مثل RingCentral باعث شده که ایجاد یک فکس جدید در اپلیکیشن موبایل یا کامپیوتری به راحتی انجام شود. کافیست شماره فکس گیرنده را وارد کرده، پیام متنی را اضافه کرده و فایل‌های موردنظرتان را از DropBox، Google Drive Enterprise یا هر اپلیکیشن مایکروسافت آفیس در آن درج کنید.
دریافت فکس هم به آسانی انجام می‌شود. RingCentral امکان استفاده از شماره فکس خود مشترکین را برای آنها فراهم کرده یا می‌توانند از شماره‌های موجود استفاده کنند. مشتریان می‌توانند در اینباکس خودشان فکس اینترنتی به صورت ضمیمه ایمیل دریافت کنند و بعد آن را فوروارد، ثبت یا پرینت کنند. مشاغلی که کامپیوتر، تبلت یا دستگاه‌های ۲ در ۱ دارند می‌توانند با استفاده از قلم‌های دیجیتال داکیومنت‌ها را امضاء کرده و دوباره آن‌ها را به صورت فکس ارسال کنند.

۳٫ ارسال و دریافت فایل

یکی از مزایای استفاده از سرویس VoIP بر مبنای کلود این است که با توجه به قابلیت آن برای کار با دیتا استریم‌های ویدیویی و صوتی، برنامه نویسان می‌توانند اپلیکیشن‌های تلفن نرم‌افزاری خودشان را برای کار با سایر داده‌ها هم بهینه سازی کنند. در نتیجه سازندگان VoIP می‌توانند قابلیت‌هایی مثل ارسال فکس یا امکان دسترسی به فایل‌ها و به اشتراک گذاری آنها را فراهم کنند. پلتفرم‌های همکاری و پیام رسانی گروه مثل Microsoft Teams و Slack معمولاً راهکارهایی جامع تر و فوری تر برای به اشتراک گذاشتن فایل بین کاربران ارائه می‌کنند. اما ارائه دهندگان سرویس‌های VoIP هم شروع به عرضه چنین راهکارهایی در کنار قابلیت‌های به اشتراک گذاری ساده فایل کرده اند تا به کسب و کارها امکان بدهند بدون نیاز به جابجایی بین سرویس‌های مختلف، کارهای بیشتری انجام دهند.
RingCentral یک پلتفرم ارتباطی چند کاره عرضه کرده که شامل قابلیت‌هایی مثل ارسال SMS کاری نامحدود یا شماره‌های کاری و بدون هزینه می‌شود. می‌توانید از قابلیت‌های ادغام با Dropbox، Google Drive و Microsoft Office هم استفاده کنید. به اشتراک گذاری فایل از طریق Glip در RingCentral به راحتی انجام می‌شود و می‌توانید بدون تغییر فایل اصلی، داکیومنت‌ها را حاشیه نویسی کنید. می‌توان فایل‌های به اشتراک گذاری شده را در رویدادهای تقویمی یا بخش وظایف درج کرد یا آنها را مستقیماً از طریق چت ارسال کرد.

۴٫ همکاری و ارسال پیام گروهی

با توجه به اینکه تلفن‌های نرم‌افزاری VoiP قابلیت‌های ارسال صدا، تصویر و دیتا را فراهم کرده اند، برای فراهم شدن امکان همکاری و گفتگوی گروهی فقط به یک کار طراحی ساده نیاز است. برای مثال RingCentral امکان ادغام با اپلیکیشن همکاری گروهی Glip را فراهم کرده که با استفاده از آن می‌توانید مکالمات لحظه ای یا غیرهمگام با همکارانتان داشته باشید. این سیستم دارای قابلیت‌هایی مثل تنظیم لیست کارها، به اشتراک گذاری داکیومنت‌ها، تقویم گروهی و تماس ویدیویی هم هست که کارایی سیستم را افزایش می‌دهند اما هزینه بیشتری در پی خواهند داشت. در نتیجه کسب و کارهای کوچک تا متوسط باید تصمیم بگیرند که آیا استفاده از اشتراک Glip در RingCentral برای آنها مناسب تر است یا به کار بردن اپلیکیشن‌های پیام رسان گروهی مثل Microsoft Teams یا Slack.
در حال حاضر مشاهده می‌شود که برخی شرکت‌های ارائه دهنده نرم‌افزارهای بیزنسی قابلیت‌های جدید مورد نیاز کاربرانشان را در اپلیکیشن‌ها ادغام می‌کنند. در نتیجه می‌توان انتظار داشت که راهکارهای VoIP هم شروع به ادغام قابلیت‌های همکاری مختلف کنند. ۸×۸ Series هم کلاینت‌های تلفن نرم‌افزاری از طریق اپلیکیشن دسکتاپ یا گوشی موبایل را ارائه کرده است. کاربران می‌توانند با این راهکار‌ها تماس گرفته یا دریافت کنند، ایمیل صوتی را چک کنند یا با استفاده از گزینه‌های کنفرانس، میتینگ آنلاین اجرا کنند که شامل پشتیبانی از چت، به اشتراک گذاشتن صفحه و ویدیو کنفرانس هم می‌شود.

۵٫ دسترسی به تقویم‌ها و مدیریت آنها

محصولات VoIP مختلف امکان ادغام لیست مخاطبین کاربران چه در سطح دیتابیس مخاطبین بیزنسی و چه در سطح خصوصی را از طریق کامپیوتر و گوشی دارند. این امکانات باعث شده که رهگیری نام مخاطبین و برقراری تماس به راحتی انجام شود. با توجه به وجود چنین قابلیت‌هایی انتظار می‌رود که تقویم‌هایی برای زمانبندی سریع نیز ساخته شود.
قابلیت My Calendar در RingCentral به شما امکان می‌دهد که تقویم کاری خودتان مثل Microsoft Office ۳۶۵ یا Google Calendar را به اپلیکیشن RingCentral متصل کنید. با این ادغام می‌توانید میتینگ‌های پیش رو را مشاهده کرده، به راحتی به کنفرانس‌های صوتی و ویدیویی ملحق شده و برای میتینگ‌های جدید برنامه ریزی کنید. رویدادهای تیمی به کاربران امکان ایجاد تقویم‌های گروهی را می‌دهند تا همه اعضای گروه با هم هماهنگ باشند. این قابلیت برای رهگیری نقاط عطف پروژه، کارهای پیش رو، زمان‌های تعطیلی و غیره مفید است. وقتی یک رویداد در یک Team ایجاد کنید، همه اعضا آن را در Team Events مشاهده خواهند کرد.
۸×۸ و Vonage هم امکان ادغام با Google Calendar برای برنامه ریزی آسان تر تماس‌ها و کنفرانس‌ها را دارند. Vonage برای G Suite Integration نیاز به مرورگر گوگل کروم دارد تا بتواند با این تقویم کار کند.